+7 (495) 468-32-44
    многоканальный


Вас интересует:  

 



Корпоративный тайм менеджмент

Интервью Наталии Скуратовской для журнала "Новости торговли"

Текст: Анна Рябова

 

Насколько популярен такой инструмент, как ТМ в b2b? Превратился ли он
сегодня из экзотики и моды в обычную практику?

 

 

ТМ вполне популярен и востребован: по крайней мере, запросов на корпоративные тренинги по ТМ становится все больше. Но внедрению ТМ нередко мешает нежелание сотрудников пользоваться жестко формализованными технологиями (которые преобладают в большинстве ТМ-тренингов), инерция «расхлябанности» и необязательности или нежелание руководителей компании самим использовать ТМ как инструмент повышения собственной эффективности. Поэтому при всей его популярности шаг от знания технологий ТМ до их реального использования не всегда оказывается сделан.

 


В чем различия личного и корпоративного ТМ?

 

 

Личный ТМ затрагивает все сферы жизни человека, не ограничиваясь рабочим временем,  он направлен на достижение собственных жизненных целей – и чем отчетливее человек сознает эти цели и их связь с целями своей компании, тем эффективнее он распоряжается своим рабочим временем и тем легче включить его в систему корпоративного ТМ.

 

 

Когда мы говорим о корпоративном ТМ, прежде всего имеется в виду четкость внутренних регламентов (более или менее формализованных), устранение факторов, приводящих к непродуктивной потере времени, четкость целей и задач.

 

 

Как происходит внедрение КТМ - правила, этапы. Как понять, что с
организацией времени в компании происходит что-то нет то?

 

 

Если сотрудники хронически не успевают вовремя выполнить поставленные задачи, хотя вроде бы весь день заняты работой; если приходится  переносить сроки реализации проектов; если авральная работа – в порядке вещей; если результаты (в том числе – и в продажах) отстают от запланированных, если рекламные кампании готовятся в последний момент или запаздывают, если опоздание руководителя или менеджера на переговоры или совещание никого особо не удивляет – значит, пора заняться ТМ, пока бизнес не развалился. Еще показательный симптом – увеличение штата, опережающее рост продуктивности (измеряемой в приемлемых для топ-менеджеров показателях – прибыли, доли рынка, объема продаж, KPI подразделений и т.д.)

 

 

Примерный алгоритм внедрения КТМ:

 

 

Выявление факторов, вызывающих дезорганизацию работы и приводящих к потерям времени

 

 

Устранение таких факторов на уровне организации (сложно требовать ТМ от сотрудников, если они вынуждены неделями подписывать у руководства документы, если руководство отменяет поставленные и частично реализованные  задачи, если деятельность подразделений нескоординирована или дублируется и т.д.)

 

 

Развитие навыков личного ТМ, включающее не только тренинги для сотрудников, но и развитие навыков ТМ у руководителей при помощи тренингов, коучинга и т.д. Личный пример руководителя «заражает» подчиненных идеей  и технологиями ТМ (и наоборот – дезорганизованность руководителя является препятствием во внедрении ТМ для его подчиненных)

 

 

Создание или усовершенствование  инструментов корпоративного ТМ (регламентов взаимодействия, позволяющих всем пореже отвлекаться; средств автоматизации – для структурирования информации и сокращения времени на рутинные функции; система постановки целей – чтобы всем было понятно, кто, что к какому сроку должен делать; распределение зон ответственности – чтобы создать руководителям и сотрудникам «подъемный» объем задач и принимаемых решений; внутрикорпоративная почта и Интранет-портал – для оперативного решения текущих задач и т.д.)

 

 

В чем конкретно проявляется ТМ (и личный и корпоративный - к сожалению, в
открытых источниках не так много примеров, что же такое тайм-менеджмент, как он проявляется в каждодневной рутине компании)?

 

 

Четко формулировать цели и сроки их достижения

 

 

Правильно расставлять приоритеты – на уровне компании в целом, подразделений, отдельных сотрудников

 

 

Не отвлекаться на несущественные дела (в рамках компании – поручать неизбежное, но несущественное наименее квалифицированным сотрудникам или автоматизировать)

 

 

Не проводить «совещаний ради совещаний» - все мероприятия проводятся ради определенного результата

 

 

Делегировать полномочия, четко распределять зоны ответственности – если решение вполне может принять рядовой сотрудник, не стоит тратить на него время руководителя.

 

 

Сотрудники  заботятся не только о рациональном использовании своего времени, но  и не отнимают зря время у своих коллег

 

 

«Не успевать» и «забывать»  становится неприлично и неприемлемо

 

 

Заблаговременно заботиться о ресурсах, чтобы их нехватка не обнаруживалась уже в процессе выполнения задач.

 


Как проявлется ТМ в вашей компании?

 

 

Поскольку у нас консалтинговая компания, проявления ТМ в нашей компании вряд ли будут интересны компаниям торговым. Но кое-что совпадает:

 

 

- Мы стремимся автоматизировать максимум рутинных функций, чтобы использовать время сотрудников продуктивнее

 

 

- Максимум делегирования и самостоятельности в проектах

 

 

- Группировка задач, в ряде случаев не вполне совпадающая с должностными обязанностями, но позволяющая разгрузить более загруженных в данный момент коллег.

 


Как можно измерить эффективность внедрения ТМ?

 

 

Самый простой показатель – соотношение достигнутых результатов и времени, потраченного на их достижение. Если сотрудники стали добиваться большего за меньшее время, значит, внедрение эффективно. Косвенно - по финансовым показателям (особенно если внедрение ТМ является основным организационным изменением за определенный период).

 


Что конкретно может улучшить внедрение ТМ в компании?

 

 

Рабочее время сотрудников – это ресурс всегда оплачиваемый, но не всегда  используемый. Просто его «разбазаривание» не так заметно, как, например,  неликвидные складские остатки или пришедшее в негодность оборудование. Внедрение ТМ, как минимум, может помочь не выбрасывать деньги на ветер – и это относится не только к фонду оплаты труда, но и к деньгам, «застревающим» в обороте из-за недостаточно продуктивного использования рабочего времени.

 

 

Если конкретнее, ТМ может:

 

 

- Повысить управляемость компании на всех уровнях

 

 

- Оптимизировать распределение задач

 

 

- Повысить мотивацию сотрудников – «разболтанность» расхолаживает

 

 

- Сократить  сверхурочные работы

 

 

- Предотвратить переутомление сотрудников из-за непродуктивно растрачиваемой энергии и т.д.

 


Должны ли различаться методы и приемы ТМ в зависимости от разных
корпоративных культур?

 

 

Разумеется. В любой корпоративной культуре есть вещи, которые радикальному изменению не поддаются – и их надо учитывать или компенсировать. Чем четче регламентированы в корпоративной культуре стандарты взаимодействия, чем жестче стиль управления, тем легче внедрить формализованные инструменты КТМ, и тем меньше задействованы делегирование и командные ресурсы ТМ

 

 

В гибкой культуре, особенно если она больше ориентирована на людей, чем на результат, внедрение «сверху» инструментов ТМ неизбежно «увязнет» в бесконечных обсуждениях, поэтому проще создавать необходимый минимум регламентов в командном взаимодействии – чтобы сотрудники ощущали свою причастность к  их созданию (на тренингах по ТМ, например). Зато в таких компаниях легче перегруппировывать задачи между сотрудниками, больше возможностей для согласования целей и методов их достижения, легче внести коррективы в текущие планы. Для творческих коллективов и для компаний, объем работы в которых зависит от поступающих извне заказов (у которых часто бывает иллюзия, что «тайм-менеджмент – не для нас») часто такой подход оказывается единственно возможным.

 

 

 

   
Портал Урал-Бизнес-Образование: тренинги, семинары, обучение


Jobsmarket
МскТренинги.ру - семинары, бизнес-тренинги, конференции Москвы
 

    О компании       Тренинги       Консалтинг       Почитать       Подарки       Проекты       Не бизнес